GoGestiono es algo más que un paso adelante en la digitalización del concesionario, es una plataforma de control de las operaciones, en la que se puede controlar la situación de cada uno de los departamentos y partes del proceso, con el añadido de que se pueden integrar los sistemas propios de trabajo de cada marca con la que trabaje el grupo de distribución. Para ello, la CEO de la compañía, Rocío Fernández-Vial, nos explica cómo se ha diseñado la herramienta al mismo tiempo que el director general de Automares (Grupo Concesur), Gustavo Mesa; y el gerente del Servicio Oficial Mercedes-Benz La Baronia, José Borrell, revelan los motivos que les ha llevado a contratarlo y el modo en el que les facilita su trabajo en un momento en el que la digitalización es un tema capital en el sector y en el que los distribuidores, ya grupos con la representación de varias enseñas, han de trabajar con sistemas de gestión independientes de cada fabricante con procedimientos no siempre operativos, por lo que han encontrado en la herramienta Go la manera poner orden en el trato con cada marca y a nivel interno entre el personal y los departamentos que han de intervenir en una petición sobre un vehículo, ya sea de venta o de reparación.
PREGUNTA.— ¿Qué software utiliza GoGestiono y quién lo ha desarrollado? ROCÍO FERNÁNDEZ-VIAL (CEO GoGestiono).— El software ha sido desarrollado por Alten, una consultora multinacional líder en servicios de IT. Ellos han puesto la parte técnica y la de la inteligencia de los procesos nace en un concesionario. El equipo técnico estuvo tres meses desplazado conociendo el trabajo del día a día de los equipos del concesionario antes de lanzarse a desarrollar, por lo que ha sido pensado, diseñado y construido muy cerca de un distribuidor. Es una herramienta que, cuando la implantamos en los equipos del cliente, este puede configurarla y adaptarla a sus necesidades sin la obligación de tener conocimientos de código. El equipo GO forma al cliente para que tengan autonomía en crear y modificar sus procesos, creo que esto es fundamental en un mundo donde todo avanza muy rápido.
P.—¿Cómo están integrando la Inteligencia Artificial? R.F.— Tenemos varios proyectos en marcha. Ahora vamos a implantar un chatbot interno donde el usuario del cliente puede obtener información en tiempo real del propio sistema, como pueden ser las entradas del día en el taller, para una mayor agilidad en la planificación. Otro proyecto en marcha es la incorporación de la IA a través de un lector OCR, tecnología que permite leer campos de un documento externo a Go y con ello crear acciones. Por ejemplo, podemos crear una ficha de un vehículo si tenemos una factura de compra, crear una factura de taller leyendo campos informados en GO y adaptándola al formato de la marca, evitando así duplicidad de trabajos. Tenemos integración con el DMS de la mayoría de marcas del mercado y, combinado con un lector OCR, permite recuperar información, documentación, correos, etc, evitando que haya personas escribiendo cada campo a mano, lo que supone un ahorro de tiempo y personal.
P.— ¿Qué empresas están trabajando ya con GoGestiono? R.F.— Tenemos muchos clientes ya suscritos, como el Grupo Velasco (Comunidad de Madrid), Grupo Pyrenees (Andorra), Grupo Concesur (Andalucía) o la red de talleres oficiales Mercedes-Benz La Baronia y Servidauto (Comunidad Valenciana), pero mantenemos conversaciones con muchos concesionarios donde hemos tenido muy buena aceptación. Esperamos ampliar la lista de clientes pronto. Además, también estamos hablando con asociaciones de redes, como la de BMW o la de Stellantis.
P.— ¿Qué ha llevado a un concesionario a decantarse por Go y no por otra de las muchas aplicaciones y plataformas que hay en el mercado? JOSÉ BORRELL (gerente del Servicio Oficial Mercedes-Benz La Baronia).— Nosotros teníamos ya un sistema propio, íbamos a cambiarlo y cuando conocí Go dimos el ok la misma semana porque tiene muchas interfaces que a nosotros nos iba a costar tiempo e inversión y con Go ya las teníamos.
José Borrell (Talleres La Baronía): «Ahora, con Go, en la reparación de un vehículo, tenemos que cumplir con cada paso en el proceso para poder pasar al siguiente y avanzar. Gusta decir que es un gestor de operaciones»
P.— ¿Cómo ha mejorado el trabajo en el concesionario y en las comunicaciones entre departamentos? GUSTAVO MESA (director general Automares de Grupo Concesur).— Para nosotros es una herramienta 360 que homogeneiza el trabajo en diferentes centros y marcas, incluso cuando cada una tiene su sistema o herramienta propia, pues también las integra. Todo está en un único gestor documental, sin papeles e incluyendo todos los expedientes o las auditorías de las marcas. A nivel de gestión interna todo queda registrado en el expediente que se crea por cada vehículo, sin necesidad de intercambio de correos, peticiones de logística o preparación para la entrega, y todo con una trazabilidad para saber quien ha hecho cada solicitud y aprobación.
P.— ¿Dónde han encontrado una mayor ayuda en su trabajo diario desde que aplican la herramienta Go G.M.— Cuando uno tiene un stock importante, y nosotros lo tenemos entre VN, VO, demos, vehículos de cortesía, etc, con Go se simplifica todo mucho. A un golpe de click se sabe lo que uno tiene y desde cuándo. Además, también muestra la actividad de cada comercial y pedido y su rentabilidad. Es una gestión muy sencilla que permite ahorrar tiempo y facilita la toma de decisiones. En el grupo, tras la implantación de la herramienta de Go, vamos a tener tres personas menos en la administración de ventas, gente que se pueden dedicar a otras labores. En nuestro caso lo notamos especialmente en la gestión documental y digital y también en la entrega, pues con Go está todo muy programado. Sabemos la agenda de cada uno de los vendedores, y ¡tenemos 60 comerciales! Los que entregan tendrán una mejor organización para la preparación de los vehículos. J.B.— Programas de procesos y controles tenemos todos, pero no siempre se siguen como están diseñados. Aquí sí tenemos que cumplir con ello si queremos avanzar en el proceso. Y cada uno puede diseñar y añadir puntos de paso de obligado cumplimiento. Vino hace poco una compañera al taller y se dio cuenta de que siempre hemos tenido mucho papel y ya no, ahora tenemos mucho más orden.
P.— Una de las grandes quejas del sector es la burocracia que requiere cualquier actividad, especialmente en el departamento de posventa, ¿cómo Go ayuda en los procesos? J.B.— Nos ayuda a tenerlo todo ordenado, tanto la documentación como los pasos que debemos dar en la atención de cada automóvil. Ya lo hacíamos antes pero con montañas de papel por todos sitios. Con tanta ficha y correo, era más difícil comprobar que estaban todos los procesos cumplimentados. Ahora, con Go, en la reparación de un vehículo, tenemos que cumplir con cada paso para llegar al siguiente y avanzar.
P.— ¿Qué haya sido desarrollado por una empresa filial de un concesionario creen que ha influido en que se ajuste a las necesidades de un distribuidor? G.M.— Totalmente, creo que esa es la gran aportación de la herramienta, hay otras muy buenas opciones en el mercado, pero están hechas por tecnológicas y esta ha sido impulsada por un concesionario, pensando en las necesidades nuestras, sabiendo también nuestras dificultades en todo momento.
P.— ¿Cómo mejora la relación con el usuario? ¿Han notado una mayor satisfacción? J.B.— Facilita los procesos, también para ellos. La firma está digitalizada, los presupuestos los puede validar a distancia, se puede pagar la factura antes de llegar al taller, etc. Muchas cosas se pueden hacer a través de Go, todo en la misma herramienta y de forma más ordenada, en lugar de tener varias cada una con un funcionamiento diferente y pocas veces integradas entre ellas.
